Wie lassen sich Bestand, Inventur und Software im Gastbetrieb koordinieren?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Bestandsführung funktioniert nur, wenn ein Verantwortlicher benannt ist und die Kontrolle von Lagerung und Warenausgabe schriftlich geregelt wird.
• Inventur und Bestellung gehören in ein Übergabeprotokoll mit Verantwortlichem, Modul, Stichtag und Nachweisart.
• Softwaremodule werden anhand belegter Anbieterangaben verglichen, nicht anhand von Vermutungen. Offene Punkte bleiben offene Punkte.

Der Warenkreislauf als Kette von Aufgaben

Warenwirtschaft in der Gastronomie ist keine einzelne Software. Es ist eine Kette: Einkauf, Warenannahme, Lagerung, Inventur, Ausgabe und Abrechnung. Jedes Glied braucht einen Namen.

Der BGN/DEHOGA-Branchenleitfaden beschreibt diese Kette als Aufgabe der Betriebsorganisation. Betriebe legen Warenströme fest, zum Beispiel Mindest- und Höchstbestände, die Art der Lagerung und den Umgang mit verdorbener Ware. Auch die Kontrolle von Lagerung und Warenausgabe wird verantwortlich zugewiesen, wie der Branchenleitfaden für gute Arbeitsgestaltung zeigt.

Wichtig ist die Reihenfolge. Erst die Zuständigkeit, dann die Software. Wer keine verantwortliche Person für den Bestand benannt hat, bekommt auch mit einem digitalen System keine sauberen Zahlen.

Gastronovi beschreibt seinen Warenkreislauf als Zusammenwirken mehrerer Bausteine: Warenwirtschaft, Kalkulation und Einkaufssystem. Das Modul Warenwirtschaft umfasst nach Anbieterangaben Lagerverwaltung, Echtzeit-Bestandskontrolle, Artikel- und Zutatenverwaltung sowie mobile Inventur und Bruchlisten. Das ist eine Herstellerbeschreibung, kein unabhängiger Test, aber eine belastbare Grundlage für die Frage, welche Aufgaben ein Modul abdecken soll. Die Modulbeschreibung steht auf der Seite zum Warenkreislauf bei Gastronovi.

Verantwortung für Bestand, Inventur und Warenannahme festlegen

Viele Betriebe regeln den Einkauf mündlich. Das funktioniert, solange dieselbe Person da ist. Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel bricht die Kette.

Der Branchenleitfaden empfiehlt, Verantwortliche für die Beschaffung zu benennen. Diese Person baut Kontakte zu Lieferanten auf, sichtet Angebote und bewertet sie. Die Auftragsvergabe erfolgt gemeinsam mit den Fachkundigen. Der Leitfaden beschreibt außerdem Routineüberprüfungen eingehender Waren, bei denen nicht nur der Einkäufer prüft, sondern auch der fachkundige Beschäftigte, zum Beispiel der Koch.

Für die Übergabe bedeutet das drei Namen. Wer kauft ein? Wer nimmt Ware an? Wer zählt bei der Inventur? Diese drei Rollen können auf zwei Personen fallen. Sie sollten aber schriftlich benannt sein.

Die BGN-Branchenwissensseite listet zum Kapitel Einkauf und Beschaffung passende Praxishilfen. Dazu gehören ein Musterbrief zur Anforderung eines Sicherheitsdatenblatts, ein Dokument zur Koordination von Fremdfirmen und die Arbeitsinformation ASI 0.06 zu Fremdarbeiten im Betrieb. Diese Vorlagen sind auf der Übersicht zum Branchenleitfaden verlinkt.

Ein Hinweis zur Einordnung: Der Leitfaden liefert kein fertiges Übergabeprotokoll für Bestand und Inventur. Die Feldstruktur muss der Betrieb selbst festlegen. Die Quellen liefern die Aufgaben, nicht das Formular.

Softwaremodule anhand belegbarer Funktionslisten vergleichen

Ein Softwarevergleich beginnt mit der eigenen Aufgabenliste, nicht mit der Anbieterliste. Schreiben Sie zuerst auf, welche Aufgaben koordiniert werden müssen. Danach ordnen Sie den Modulen die belegten Funktionen zu.

FoodNotify nennt für sein Warenwirtschaftssystem mehrere Funktionen. Dazu gehören Echtzeit-Lagerstand, digitale Inventur, digitaler Lieferscheinabgleich, eine Alarmfunktion bei niedrigem Lagerbestand, Auto-Refill und selektive Inventuren. Der Anbieter beschreibt außerdem Smart Lists für die Bestellung und eine App für Inventur und Lagerstände, wie auf der Warenwirtschaftsseite von FoodNotify nachzulesen ist.

Beide Anbieter beschreiben ihre Funktionen selbst. Das ist erste Anbieterinformation, kein unabhängiger Nachweis. Für die Auswahl reicht es trotzdem als Startpunkt, solange offene Punkte als Rückfragen markiert werden.

Eine Vergleichstabelle hilft bei der Übergabe an die Entscheider:

Aufgabe im Betrieb	Gastronovi (belegte Angabe)	FoodNotify (belegte Angabe)	Offene Rückfrage
Bestand im Blick behalten	Lagerverwaltung, Echtzeit-Bestandskontrolle	Echtzeit-Lagerstand	Wie aktuell sind die Daten im Alltag?
Inventur durchführen	mobile Inventur, Bruchlisten	digitale Inventur, selektive Inventuren	Wie läuft die Übergabe der Zählergebnisse?
Wareneingang prüfen	keine Angabe im erfassten Text	digitaler Lieferscheinabgleich	Wer prüft Preis und Gewicht?
Nachbestellen	Einkaufssystem als eigener Baustein	Auto-Refill, Smart Lists	Löst der Betrieb oder das System aus?

Die letzte Spalte ist die wichtigste. Sie hält fest, was die Anbieterseite nicht beantwortet. Diese Fragen gehören ins Übergabeprotokoll, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.

Preise, Laufzeiten und Übergaben dokumentieren

Gastronovi veröffentlicht Preise für seine Module. Das Modul Warenwirtschaft kostet nach diesen Angaben 129 Euro monatlich oder 1.290 Euro jährlich pro Betrieb, zuzüglich einer einmaligen Starthilfe von 199 Euro für Abstimmung, Prüfung und Beratung. Der Erfolgstarif liegt bei 39 Euro monatlich inklusive 50 Zutaten, je weitere 25 Zutaten 9 Euro monatlich, ebenfalls zuzüglich der einmaligen 199 Euro. Die vollständige Übersicht steht auf der Preisübersicht von Gastronovi.

Diese Beträge sind veröffentlichte Anbieterangaben zum Abrufdatum. Ob Nettobeträge oder Bruttobeträge ausgewiesen sind, lässt sich aus der erfassten Preisseite nicht ableiten. Klären Sie das vor der Buchung.

Auch die Laufzeiten sind auf der Preisseite genannt. Bei Monats- und Erfolgstarifen beträgt die Mindestvertragslaufzeit drei Monate, danach ist eine monatliche Kündigung mit einem Monat Vorlauf möglich. Der Jahrestarif ist mit einer Frist von einem Monat vor Vertragsablauf kündbar.

Für FoodNotify nennt der erfasste Text keine Preise, Laufzeiten oder Vertragsbedingungen. Diese Angaben fehlen schlicht. Erfinden Sie keine Zahlen. Fragen Sie den Anbieter und notieren Sie die Antwort im Übergabeprotokoll.

Das Übergabeprotokoll selbst bleibt eine betriebliche Eigenleistung. Ein einfaches Raster genügt:

1. Verantwortlicher: Name und Vertretung.
2. Modul oder Aufgabe: Bestand, Inventur, Bestellung oder Warenannahme.
3. Stichtag: Termin oder Auslöser, zum Beispiel Unterschreiten eines Mindestbestands.
4. Nachweisart: Zählliste, Lieferschein, Protokoll oder Systemauszug.
5. Ablageort: wo der Nachweis zu finden ist.

Dieses Raster ist ein redaktioneller Vorschlag, kein vorgeschriebenes Formular. Passen Sie die Spalten an Ihren Betrieb an.

Ein Rechenbeispiel zur Einordnung: Angenommen, ein Betrieb bucht das Gastronovi-Modul Warenwirtschaft im Monatstarif und nutzt es zwölf Monate. Dann liegen die Lizenzkosten rechnerisch bei 12 x 129 Euro, also 1.548 Euro, plus 199 Euro Starthilfe. Im Jahrestarif wären es 1.290 Euro plus 199 Euro. Die Annahme hier ist eine durchgehende Nutzung ohne Tarifwechsel. Das ist eine Beispielrechnung auf Basis der veröffentlichten Preise, keine Zusage und keine Empfehlung.

Häufige Fragen

Wer sollte im Betrieb für den Bestand verantwortlich sein?

Der Branchenleitfaden nennt keine bestimmte Position. Er verlangt eine verantwortlich zugewiesene Kontrolle von Lagerung und Warenausgabe. In kleinen Betrieben kann das die Geschäftsführung selbst sein. Wichtig ist die schriftliche Benennung und eine Vertretung.

Reicht eine Software allein für saubere Bestände?

Nein. Beide Anbieter beschreiben Funktionen, die auf gepflegte Daten angewiesen sind. Ohne benannte Verantwortliche und feste Stichtage bleiben Lücken. Die Software dokumentiert, was der Betrieb vorher festgelegt hat.

Was gehört in das Übergabeprotokoll, wenn Preise fehlen?

Bei FoodNotify fehlen im erfassten Text Preise, Laufzeiten und Vertragsbedingungen. Notieren Sie die fehlenden Angaben als offene Rückfrage mit Ansprechpartner und Datum. So bleibt sichtbar, welche Punkte vor der Buchung noch zu klären sind.