Inventur Gastronomie: Recht, Vorbereitung, Zuständigkeiten

Die Inventur starten, ohne Verantwortung festzulegen

Der teuerste Fehler ist, die Inventur zu beginnen, ohne eine Person für Organisation und Ergebnisabgabe festzulegen. Dann bleibt unklar, wer welche Bestände zählt und wer die Listen prüft. Fehlen am Ende nachvollziehbare Unterlagen, lässt sich die Aufnahme schwer kontrollieren. Benennen Sie deshalb vor dem Termin eine verantwortliche Koordination.

Weisen Sie jeder Zone eine zählende Person zu und bestimmen Sie, wer die Ergebnisse anschließend kontrolliert und abzeichnet. In kleinen Betrieben können Aufgaben bei einer Person zusammenlaufen, doch Erfassen und Prüfen sollten erkennbar bleiben. Verankern Sie Aufgaben und Abgabewege in klar geregelten Bestellwegen, statt sie nur mündlich im Team zu verteilen.

Den gesetzlichen Rahmen erst nach dem Zählen prüfen

Wer die gesetzlichen Anforderungen erst nach der Aufnahme klärt, riskiert, dass Ablauf und Dokumentation nicht zusammenpassen. § 240 HGB verlangt das Inventar zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres. § 241 HGB lässt vereinfachte Verfahren zu: die Stichprobeninventur, die permanente Inventur mit mindestens einer körperlichen Aufnahme im Jahr und die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur. Bei Letzterer darf der Aufnahmetag bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Abschlussstichtag liegen; der Bestand wird dann fort- oder zurückgerechnet.

Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Der Warenbestand am 10. Januar beträgt 12.000 Euro, der Verbrauch seit dem 31. Dezember 4.200 Euro, die Einkäufe betragen 3.500 Euro. Der Bestand zum 31. Dezember ist 12.000 + 4.200 − 3.500 = 12.700 Euro.

Nach § 241a HGB sind Einzelkaufleute von den Pflichten zu Buchführung und Inventar nach §§ 238 bis 241 HGB befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Prüfen Sie die Schwellenwerte im aktuellen Gesetzestext; steuerlich gilt zusätzlich § 141 AO. Bewertet wird nach § 253 HGB mit den Anschaffungskosten; bei Waren im Umlaufvermögen gilt das strenge Niederstwertprinzip, verdorbene oder unverkäufliche Ware ist abzuwerten.

Das Inventar erfasst Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert. Die Bewertung folgt den Grundsätzen oben. Die Inventur zum Geschäftsjahresende ist vom Jahresabschluss zu unterscheiden. Inventare und zugehörige Unterlagen sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

Die Software ungeprüft für jede Zählung einsetzen

Ein Fehler ist, die Software allein nach ihrem Namen oder einer früheren Einweisung auszuwählen. Funktionen unterscheiden sich nach System und Version; mobile Aufnahme, Bruchlisten oder die Auswahl einzelner Bereiche sind nicht überall verfügbar. Stimmen Sie Bestandsdaten und Software vorab aufeinander ab und prüfen Sie die tatsächlich eingesetzte Variante.

Papier lässt sich ohne Strom verwenden, muss aber anschließend sorgfältig übertragen werden. Digitale Erfassung kann Listen vorsortieren und über Smartphone oder Tablet erfolgen, sofern Geräte, System und Netz im Lager dafür geeignet sind. Entscheiden Sie für jeden Bereich, welches Medium verlässlich nutzbar ist, statt eine einheitliche Lösung vorauszusetzen.

Lagerflächen erst am Zähltag vorbereiten

Zugestellte Gänge und schwer erreichbare Warenbereiche machen die Aufnahme unnötig mühsam. Räumen Sie Flächen deshalb vorher frei und planen Sie die Wege so, dass Mitarbeitende die Bestände erreichen können. Die Hinweise zur Lagerorganisation unterstützen dabei, Regale und Arbeitsbereiche in die Vorbereitung einzubeziehen.

Legen Sie vorab fest, in welcher Reihenfolge Küche, Kühlraum, Trockenlager und Bar aufgenommen werden. Teilen Sie die Zonen eindeutig zu und ordnen Sie jeder Liste eine verantwortliche Person zu. So wird sichtbar, welche Bereiche bereits erfasst sind und wo die Zählung noch aussteht. Halten Sie die Reihenfolge für das Team fest.

Zähllisten ohne feste Angaben ausgeben

Eine Liste, auf der Zuständigkeit, Termin oder Abzeichnung fehlen, lässt später wichtige Fragen offen. Nutzen Sie ein kurzes Vorbereitungsblatt, auf dem auch Erfassungsweg und Abgabe vermerkt sind. Die folgenden Felder übernehmen die Angaben aus der Planung und machen für das Inventurteam erkennbar, welche Informationen zu jeder Aufnahme gehören.

Verwenden Sie die Tabelle als betriebliche Arbeitshilfe, nicht als amtliches Pflichtformular. Ein bundesweit einheitliches Zähllistenformular schreibt das HGB nicht vor. Entscheidend ist, dass die erfassten Werte nachvollziehbar bleiben und die zuständige Person weiß, wo und in welcher Form das Ergebnis abgegeben werden soll.

Abgabe und Dienstplan nicht abstimmen

Ohne vereinbarte Abgabezeit kann eine Liste verspätet eintreffen, ohne dass das Team weiß, wann sie gebraucht wird. Legen Sie die Frist vor dem Zählen fest und tragen Sie sie in das Vorbereitungsblatt ein. Stimmen Sie den Termin mit den Schichtzeiten ab, damit die Aufgabe in den geplanten Ablauf passt.

Machen Sie den Termin für alle Beteiligten zugänglich und prüfen Sie, ob die vereinbarte Aufgabe im Dienstplan berücksichtigt ist. Auch die passenden Arbeitszeitunterlagen sollten zum Ablauf passen. Eine klare Frist verhindert, dass Listen ohne vereinbarte Übergabe liegen bleiben oder unklar ist, wer sie entgegennehmen soll.

Änderungen nach der Zählung nicht kenntlich machen

Wer Mengen nachträglich ändert, ohne den ursprünglichen Eintrag und die Korrektur erkennbar zu lassen, erschwert die Prüfung. Vergleichen Sie übertragene Mengen mit der ursprünglichen Zählliste und klären Sie Abweichungen vor der Abzeichnung. Bei auffälligen Unterschieden kann eine erneute Zählung als betriebliche Kontrolle dienen.

Dokumentieren Sie bei jeder Übergabe Bereich, zählende und prüfende Person, Uhrzeit sowie Ablageort. Ein Übergabeprotokoll macht nachvollziehbar, wer Ergebnisse abgegeben oder geprüft hat. Halten Sie Korrekturen so fest, dass der zuerst erfasste Wert erkennbar bleibt, und bewahren Sie Inventar und zugehörige Unterlagen grundsätzlich zehn Jahre auf.