Wie gelingt die Lieferantenauswahl im Gastgewerbe mit dokumentierten Kriterien und klaren Zuständigkeiten?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der BGN-Branchenleitfaden empfiehlt, einen Verantwortlichen für den Einkauf zu benennen, der Angebote sichtet, bewertet und gemeinsam mit Fachkundigen Aufträge vergibt.
• Eignungskriterien, Spezifikationen und Warenstromregeln gehören schriftlich festgehalten, nicht nur in den Kopf einer Person.
• Erfahrungen mit Lieferanten sollen gesammelt und ausgewertet werden, damit die nächste Vergabe darauf aufbaut.

Beschaffungsverantwortung benennen und übergeben

Zuständigkeit ist der Anfang der Dokumentationskette. Der Leitfaden beschreibt den Fall, dass der Unternehmer den Einkauf nicht selbst übernimmt. Dann wird ein Verantwortlicher benannt. Diese Person baut Lieferantenkontakte auf, sichtet und bewertet Angebote.

Die Vergabe erfolgt nicht allein. Sie geschieht gemeinsam mit den jeweils Fachkundigen. Das kann der Küchenchef sein, bei Maschinen und Anlagen der Technikverantwortliche. Zum Aufgabenbild gehört, den Markt zu beobachten.

Werden Einkaufsaufgaben übergeben, sollte die Übergabe schriftlich erfolgen. Ein Organigramm hilft, Aufgaben und Zuständigkeiten für alle transparent zu machen. Der Leitfaden nennt diesen Punkt im Kapitel Planung und Organisation. Auch die Pflichtenübertragung zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit gehört dazu.

Sinnvoll ist ein kurzes Dokument mit drei Feldern: Aufgabe, verantwortliche Person, Vertretung bei Abwesenheit. Ohne Vertretungsregelung endet die Zuständigkeit im Urlaub.

Die Übergabe sollte auch regeln, wer Wareneingänge prüft. Der Leitfaden hält fest, dass Routineüberprüfungen eingehender Waren verantwortlich festgelegt werden. Geprüft wird zumindest stichprobenartig, je nach Ware etwa Qualität, Funktionsfähigkeit, Gewicht und Hygienezustand.

Diese Prüfung liegt nicht allein beim Einkäufer. Beteiligt ist auch der jeweils fachkundige Beschäftigte, zum Beispiel der Koch oder der Technikleiter.

Kriterienkatalog für die Lieferanteneignung aufstellen

Der Leitfaden liefert keinen fertigen Bewertungsbogen, aber eine Kriterienliste. Er nennt Qualitätskriterien für die Beauftragung von Lieferanten und Subunternehmern: Eignungen, Referenzen, Erfahrungen, Qualifikationen, Termintreue, Kontrolle gelieferter Waren durch den Lieferanten samt Temperaturnachweis und HACCP sowie Zertifizierungen.

Zertifizierungen sollen bereits in der Ausschreibung benannt werden. Wer sie erst beim ersten Gespräch nachfragt, erhält Angebote, die nicht vergleichbar sind.

Daraus lässt sich ein betrieblicher Kriterienkatalog bauen. Folgende Spalten haben sich als Struktur bewährt, sie sind eine redaktionelle Ableitung aus dem Leitfaden und kein amtliches Formular:

Kriterium	Nachweis	verantwortlich
Eignung und Qualifikation	Referenzen, Nachweise	Einkauf
Termintreue	dokumentierte Abweichungen	Wareneingang
Warenkontrolle durch Lieferanten	Temperaturnachweis, HACCP	Küchenleitung
Zertifizierungen	Angabe in der Ausschreibung	Einkauf
Erfahrungen	gesammelte Rückmeldungen	Einkauf und Küche

Der Katalog bleibt nüchtern. Er verlangt keinen Punktwert und keine Gewichtung, weil die Quellen keine Scoring-Logik belegen.

Wichtig ist die Trennung zweier Dinge. Eignungskriterien prüfen den Lieferanten vor der Beauftragung. Abweichungen werden danach im laufenden Betrieb erfasst. Beides gehört in dieselbe Lieferantenakte, aber nicht in dieselbe Zeile.

Der Leitfaden ergänzt einen Grundsatz zur Auswahl von Dienstleistern. Bei der Auswahl wird Wert auf Qualität gelegt und nicht darauf, wer der günstigste ist. Der günstigste Preis ist damit kein Auswahlkriterium, das andere Kriterien verdrängt.

Für Fremdfirmen kommt ein zweiter Block hinzu. Mit Lieferanten, Subunternehmern und Zeitarbeitsunternehmen werden Einsatz- und Arbeitsbedingungen klar festgelegt, zum Beispiel Arbeitsaufgaben, Arbeitsumfang, Weisungsbefugnisse, Unterweisungen, Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen sowie die Eignung der Beschäftigten. Die Umsetzung dieser Regelungen wird kontrolliert.

Wer hierfür eine Gliederung benötigt, findet auf der BGN-Branchenwissensseite eine Praxishilfe. Dort sind unter Einkauf und Beschaffung unter anderem der Musterbrief zur Anforderung eines Sicherheitsdatenblatts und die Koordination von Fremdfirmen aufgeführt.

Spezifikationen und Warenströme schriftlich regeln

Qualität und Spezifikationen für Nahrungsmittel werden gemeinsam mit dem Küchenchef festgelegt. Die Lieferanten erhalten diese Spezifikationen als Vorgabe zu Herkunft, Qualität, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle. Ablaufdaten sind zu beachten.

Die Reihenfolge ist entscheidend. Erst die eigene Spezifikation, dann die Anfrage. Wer Angebote vergleicht, bevor die Anforderungen schriftlich stehen, vergleicht Angebote miteinander statt gegen den eigenen Bedarf.

Eine Spezifikation muss nicht lang sein. Vier Angaben reichen für den Anfang: Ware und Herkunft, geforderte Qualitätsstufe, Nachweis der Qualitätssicherung, Umgang mit Ablaufdaten.

Der zweite Block betrifft die Warenströme. Der Leitfaden verlangt, festzulegen, wie Waren behandelt werden. Dazu gehören Mindest- und Höchstbestände, die Art der Lagerung, der Umgang mit verdorbener Ware sowie die verantwortlich festgelegte Kontrolle von Lagerung und Warenausgabe.

Mindest- und Höchstbestände sind betriebsspezifisch. Die Quellen nennen keine Zahlen und keine Bestellrhythmen. Ein Beispiel mit erfundenen Mengen wäre keine Empfehlung. Betriebe legen die Werte aus Verbrauch und Lieferzeit selbst fest.

Für die laufende Erfassung nennt der Leitfaden zwei Wege: ein Wareneingangsbuch oder entsprechende Software. Beides ist zulässig. Entscheidend ist, dass die Kontrolle einer Person zugeordnet ist.

Ein digitales Einkaufssystem ist ein Ablageort, kein Ersatz für die Regeln. Gastronovi beschreibt sein Einkaufssystem mit Lieferantenverwaltung, digitalen Bestellungen und automatisierter Warenannahme. Die Warenwirtschaft umfasst Lagerverwaltung, Echtzeit-Bestandskontrolle, Artikel- und Zutatenverwaltung, mobile Inventur und Bruchlisten. Diese Angaben sind Herstellerbeschreibungen des Funktionsumfangs, keine unabhängig geprüfte Wirkung.

Sinnvoll ist eine klare Aufgabenteilung. Das System speichert Bestände, Bestellungen und Bruch. Der Kriterienkatalog, die Spezifikationen und die Warenstromregeln bleiben eigene Dokumente, auf die das System nur verweist.

Erfahrungen sammeln, auswerten und zurückspielen

Der letzte Schritt schließt die Kette. Erfahrungen über Lieferanten und Subunternehmen werden gesammelt und ausgewertet. Der Leitfaden nennt das an derselben Stelle wie die Qualitätskriterien für die Beauftragung.

Gesammelt wird nicht nur im Einkauf. Wareneingang, Küche und Service liefern Beobachtungen. Ohne festen Weg dorthin bleiben sie im Gespräch und nicht in der Akte.

Ein einfaches Raster genügt. Pro Lieferant vier Felder: Datum, beobachtete Abweichung oder Bestätigung, Bezug zur Spezifikation, Maßnahme. Ein Beispiel: Am 3. des Monats kam eine Charge mit abweichender Kühlung an, der Temperaturnachweis fehlte, die Ware wurde reklamiert und der Lieferant zur Nachlieferung des Nachweises aufgefordert. Diese Eintragung ist eine Illustration des Rasters, kein erhobener Fall.

Die Auswertung erfolgt vor der nächsten Vergabe und in einem festen Turnus. Wer erst bei der Neuverhandlung auswertet, hat die Erfahrungen des Jahres nicht mehr vollständig.

Das Ergebnis fließt in drei Entscheidungen zurück: Beibehaltung, Nachsteuerung mit klarer Auflage oder Ersatz durch einen anderen Lieferanten. Jede dieser Entscheidungen sollte auf dem Kriterienkatalog und den dokumentierten Erfahrungen beruhen, nicht auf dem letzten Eindruck.

Die Dokumentation dient zugleich dem Nachweis gegenüber Dritten. Der Leitfaden weist darauf hin, dass die notwendige Dokumentation im Arbeitsschutz sowie im Bereich Hygiene und Rückverfolgbarkeit geführt wird, um gegenüber Gewerbeaufsicht, Staatsanwaltschaft nach einem Unfall oder Lebensmittelkontrolle die gute Organisation nachweisen zu können.

Häufige Fragen

Wer sollte im Gastbetrieb für den Einkauf verantwortlich sein?

Der Leitfaden nennt keine bestimmte Position. Er beschreibt die Aufgaben: Kontakte zu Lieferanten aufbauen, Angebote sichten und bewerten, gemeinsam mit den Fachkundigen Aufträge vergeben, Markt beobachten. Übernimmt der Unternehmer den Einkauf nicht selbst, wird ein Verantwortlicher benannt.

Welche Kriterien gehören in den Katalog für die Lieferanteneignung?

Der Leitfaden nennt Eignungen, Referenzen, Erfahrungen, Qualifikationen, Termintreue, die Kontrolle gelieferter Waren durch den Lieferanten mit Temperaturnachweis und HACCP sowie Zertifizierungen, die bereits in der Ausschreibung benannt werden. Ein Bewertungsbogen mit Punktwerten ist daraus nicht belegt.

Muss ein digitales Einkaufssystem eingeführt werden?

Nein. Der Leitfaden nennt ein Wareneingangsbuch oder entsprechende Software als Möglichkeit. Angebotene Systeme wie das von Gastronovi beschriebene Einkaufssystem mit Lieferantenverwaltung, digitalen Bestellungen und automatisierter Warenannahme sind eine Option, keine Vorgabe. Die Regeln zur Auswahl und Kontrolle bleiben betriebliche Aufgabe.