Lieferantenauswahl
Lieferantenvertrag Gastronomie: Fremdfirmen richtig beauftragen
Lieferantenvertrag Gastronomie: Welche Punkte Sie regeln, welche Gesetze gelten, wie Sie Fremdfirmen einweisen und wer im Betrieb kontrolliert.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Branchenleitfaden Hotellerie und Gastronomie der BGN – zuständige Berufsgenossenschaft für das Gastgewerbe – nennt, was in den Lieferantenvertrag Gastronomie und in Verträge mit Subunternehmern und Zeitarbeitsunternehmen gehört; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung der BGN.
- Entscheidend ist die interne ÜbergabeWer welche Regelung kennt und wer die Umsetzung kontrolliert.
- Ein Übergabeprotokoll ordnet jeden Vertragspunkt einer verantwortlichen Person zu.
- Rechtlicher Rahmen sind das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die DGUV Vorschrift 1.
Warum sich klare Regelungen für beide Seiten lohnen
Der Leitfaden für Hotellerie und Gastronomie hält als Nutzen klarer vertraglicher Regelungen fest, dass Beschwerden und Probleme mit Lieferanten und Subunternehmen zurückgehen. Gleichzeitig sollen Prozesse effektiver laufen und die Speisenqualität hoch bleiben. Das sind Ziele des Leitfadens, keine gemessenen Ergebnisse.
Für den Betrieb heißt das: Ein Lieferantenvertrag in der Gastronomie regelt nicht nur Preise. Er beschreibt auch, wie fremde Beschäftigte im Haus arbeiten. Genau diese Punkte gehen im Tagesgeschäft häufig unter, wenn niemand sie schriftlich festhält.
Diese Punkte gehören in die Vereinbarung
Nach dem Branchenleitfaden legen Sie in Verträgen mit Lieferanten, Subunternehmern oder Zeitarbeitsunternehmen die Einsatz- und Arbeitsbedingungen klar fest. Dazu zählen Arbeitsaufgaben, Arbeitsumfang und der Umgang mit Gästen. Ebenso gehören Weisungsbefugnisse, Unterweisungen sowie Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen hinein.
Weitere Punkte sind Tätigkeiten mit Arbeitsstoffen, die Eignung und Qualifikation der Beschäftigten, die Rechte der Fremdfirma und die Persönliche Schutzausrüstung. Wie Sie Fremdfirmen im Betrieb koordinieren, beschreibt die Praxishilfe zur Koordination von Fremdfirmen der BGN.
Prüfen Sie bei jedem Punkt zwei Dinge: Was soll gelten, und wer im eigenen Haus sorgt dafür?
Welche Rechtspflichten beim Einsatz fremder Beschäftigter gelten
Bei Zeitarbeit greift das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG): Der Verleiher braucht eine Erlaubnis, außerdem sind Equal Pay und die gesetzliche Überlassungshöchstdauer zu beachten. Lassen Sie sich die Erlaubnis zeigen, bevor die ersten Kräfte im Haus arbeiten.
Bei allen Fremdfirmen kommt das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) hinzu: Nach § 8 ArbSchG müssen die beteiligten Arbeitgeber zusammenarbeiten und sich über Gefahren und Schutzmaßnahmen abstimmen; nach § 12 ArbSchG werden Beschäftigte vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig unterwiesen. Die DGUV Vorschrift 1 („Grundsätze der Prävention“) und die DGUV Regel 100-001 konkretisieren Unterweisung und Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen im Betrieb.
Für Waren kommt das Lebensmittelrecht hinzu: Betriebe arbeiten mit einem HACCP-Konzept nach der Verordnung (EG) Nr. 852/2004; Lieferungen werden dokumentiert und müssen nach Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 rückverfolgbar sein. Lieferdokumente, Temperaturen und Rückverfolgbarkeit gehören deshalb ausdrücklich in den Lieferantenvertrag.
Formulierungshilfen für die wichtigsten Vertragspunkte
Die folgenden Sätze sind redaktionelle Beispiele und keine zitierten Musterklauseln. Sie füllen die Punkte, die im Vertrag sonst offen bleiben.
- Aufgaben und Umfang:„Der Auftragnehmer erbringt folgende Leistungen im Betrieb: (Leistung, Einsatzort, Zeitfenster).“
- Weisungswege:„Weisungen erteilt ausschließlich (Funktion). Die Beschäftigten melden sich bei Arbeitsbeginn und Arbeitsende bei (Funktion) an und ab.“
- Qualifikation und Unterweisung:„Der Auftragnehmer legt vor dem ersten Einsatz Unterweisungs- und Qualifikationsnachweise vor und meldet Personalwechsel unverzüglich.“
- Umgang mit Gästen und Hygiene:„Die Beschäftigten beachten die Hausordnung; Waren werden nur mit Lieferdokumenten übergeben und bleiben rückverfolgbar.“
- Verstöße:„Bei Verstößen gegen Hygiene- oder Sicherheitsvorgaben kann der Auftraggeber den Einsatz beenden.“
Beispiel für ein Übergaberaster
Das folgende Raster ist ein Vorschlag für die betriebliche Dokumentation, kein Mustervertrag. Es hält fest, welche Vertragsregelung im Alltag gelebt werden muss.
Übergaberaster für Vertragspunkte
- Arbeitsaufgaben und UmfangSchichtleitung, bei jedem Einsatz
- Umgang mit GästenServiceleitung, stichprobenartig
- UnterweisungenSicherheitsbeauftragte, nach Unterweisung
- Persönliche SchutzausrüstungKüchenleitung, bei Arbeitsbeginn
| Vertragspunkt | interne Regelung | verantwortlich | Kontrolle |
|---|---|---|---|
| Arbeitsaufgaben und Umfang | Einsatzbereich im Betrieb | Schichtleitung | bei jedem Einsatz |
| Umgang mit Gästen | Verhalten und Ansprechpartner | Serviceleitung | stichprobenartig |
| Unterweisungen | Inhalt und Nachweis | Sicherheitsbeauftragte | nach Unterweisung |
| Persönliche Schutzausrüstung | Bereitstellung und Tragen | Küchenleitung | bei Arbeitsbeginn |
Dieses Raster ist eine redaktionelle Arbeitshilfe. Die Quelle liefert kein fertiges Formular für diese Übergabe.
Weisungsbefugnisse und betriebliche Übergabe benennen
Der Leitfaden empfiehlt, für jeden Arbeitsbereich festzulegen, wer für die Umsetzung verantwortlich und wofür weisungsbefugt ist. Ein Organigramm hilft dabei. Fremde Beschäftigte sollten wissen, an wen sie sich im Betrieb wenden.
Weisungsbefugnisse im Betrieb klären
- Arbeitsbereich festlegen
- Verantwortliche Person bestimmen
- Weisungsbefugte Person bestimmen
- Ansprechpartner für Fremdbeschäftigte benennen
- Ergebnis schriftlich festhalten
- Mit betroffenen Beschäftigten besprechen
Klären Sie vorab, wer Anweisungen geben darf und wer nicht. Sonst entstehen Konflikte zwischen eigener Schichtleitung und der Fremdfirma. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest und besprechen Sie es mit den betroffenen Beschäftigten.
Qualifikation, Unterweisung und Schutzausrüstung vereinbaren
Die Eignung und Qualifikation der Beschäftigten gehört ausdrücklich zu den Vertragspunkten. Klären Sie, welche Nachweise Sie vor dem ersten Einsatz sehen wollen. Unterweisungen sollten Inhalt, Zeitpunkt und Verantwortliche nennen.
Bei der Schutzausrüstung gilt: Lässt sich eine Gefährdung nicht durch technische oder organisatorische Maßnahmen ausschließen, muss der Betrieb geeignete persönliche Schutzausrüstung kostenfrei bereitstellen. Der Leitfaden nennt Fuß-, Schnitt- und Hautschutz als Beispiele.
Qualität und Sicherheit kontrollieren
Der Leitfaden schreibt vor, dass die Umsetzung der vertraglichen Regelungen kontrolliert wird. Legen Sie deshalb fest, wer prüft und in welchem Rhythmus. Für Waren liefern Qualität, Funktionsfähigkeit, Gewicht und Hygienezustand typische Prüfpunkte. Geprüft wird nicht nur vom Einkauf, sondern auch von der fachkundigen Person in Küche oder Technik.
Bewahren Sie Nachweise dort auf, wo sie im Alltag gebraucht werden. Ein Ordner im Büro hilft der Schichtleitung wenig. Unterweisungs- und Qualifikationsnachweise der Fremdfirmen bleiben so lange in den Unterlagen, wie die Personen im Betrieb eingesetzt werden; notieren Sie dazu, wann welcher Nachweis vorgelegt wurde.
Der Prüfrhythmus muss zum Risiko passen: Wareneingang bei jeder Anlieferung, Unterweisungen vor jedem Einsatz, die Zusammenarbeit in festen Abständen, die Sie im Übergaberaster eintragen. Bei einer Abweichung gilt ein klarer Weg: Ergebnis dokumentieren, die zuständige Person der Fremdfirma ansprechen, eine Frist zur Nachbesserung setzen und bei Wiederholung den Einsatz beenden.
Schnellstart
- Liste mit allen Lieferanten, Subunternehmern und Zeitarbeitsunternehmen anlegen.
- Vertragspunkte des Leitfadens und die Rechtspflichten aus AÜG, ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 je Vertrag abhaken.
- Verantwortliche Person je Punkt benennen.
- Übergaberaster ausfüllen und im Betrieb auslegen.
- Kontrollen mit Datum, Ergebnis und Frist zur Nachbesserung dokumentieren.
