Lieferantenauswahl
Angebotsvergleich für Lebensmittel mit K.o.-Kriterien und Punkten
Angebotsvergleich Lebensmittel: So bewerten Sie Angebote im Raster mit K.o.-Kriterien und Punktesumme und behandeln Lücken und Vergleichsfehler.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Bewertungsraster macht Angebote vergleichbarKriterien in den Zeilen, Angebote in den Spalten.
- K.o.-Kriterien entscheiden zuerst, Punkte zählen erst danach.
- Eingetragen wird die vorliegende Aussage oder Lücke, nicht "gut" oder "schlecht".
- Fehlende Angaben sind offene Punkte und gehören in eine Rückfrage.
- Der Preis wird zuletzt eingeordnet.
Wie das Bewertungsraster aufgebaut ist
Das Raster hat pro Zeile ein Kriterium aus Ihrer Spezifikation samt Gewichtung und pro Spalte ein Angebot. Die Spezifikation liefert den Maßstab, das Raster macht ihn rechenbar. Wer die Kriterien erst nach dem Angebotseingang formuliert, passt sie unbewusst an einen Favoriten an.
Reihenfolge vor dem Angebotsvergleich
- Spezifikation schriftlich fixieren
- Angebote anfordern
- Jedes Angebot gegen Fixierung prüfen
Der Branchenleitfaden der BGN nennt Qualitätskriterien für die Beauftragung von Lieferanten: Eignungen, Referenzen, Erfahrungen, Qualifikationen, Termintreue, Kontrolle gelieferter Waren durch Lieferanten und Zertifizierungen. Wie sich Lieferanten nach Kriterien bewerten lassen, beschreibt ein eigener Beitrag.
Herkunft, Qualität, Qualitätssicherung
Gewichtung
- Herkunft der Ware
- K.o.-Kriterium
- Qualitätssicherung
- 3 Punkte
- Temperaturnachweis
- 3 Punkte
- Termintreue
- 2 Punkte
Angebot A
- Herkunft der Ware
- Angabe vorhanden
- Qualitätssicherung
- benannt
- Temperaturnachweis
- zugesagt
- Termintreue
- Referenzen vorhanden
Angebot B
- Herkunft der Ware
- keine Angabe
- Qualitätssicherung
- benannt
- Temperaturnachweis
- nicht erwähnt
- Termintreue
- keine Referenzen
Eine Rasterzeile aus der Spezifikation ableiten
Jede Zeile des Rasters stammt aus einer Zeile der Spezifikation. Laut BGN-Leitfaden legen Betriebe Qualität und Spezifikationen von Nahrungsmitteln gemeinsam mit dem Küchenchef fest. Lieferanten erhalten dann Vorgaben zu Herkunft, Qualität, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle.
Drei Zeilen einer Spezifikation als Beispiel:
Vergleichsmaßstab aus Spezifikationen
- Rinderhackfleisch, frisch
- Fettanteil höchstens 7 Prozent, Kerntemperatur bei Anlieferung höchstens 2 Grad Celsius.
- Herkunft
- Deutschland, Nachweis im Angebot.
- Zertifizierung
- QS oder gleichwertig, Termintreue über Referenzen belegt.
Aus der ersten Zeile werden zwei Rasterzeilen, Fettanteil und Temperaturnachweis. Die zweite wird zum K.o.-Kriterium Herkunft, die dritte liefert die Zeilen Zertifizierung und Termintreue. Wie sich regionale Ware planen lässt, wenn die Herkunft ein Kriterium ist, beschreibt ein eigener Beitrag.
So rechnen Sie: K.o. zuerst, dann Punkte
Bewertet wird jede Zelle der Angebotsspalten mit erfüllt, offen oder nicht erfüllt. Die Reihenfolge der Rechenschritte ist festgelegt, damit ein niedriger Preis kein fehlendes Muss-Kriterium überdecken kann.
- Prüfen Sie zuerst jedes K.o.-Kriterium. Fehlt eines, scheidet das Angebot aus, unabhängig vom Preis.
- Bewerten Sie jede Zelle der übrigen Zeilen mit erfüllt, offen oder nicht erfüllt.
- Vergeben Sie für erfüllte Kriterien die Punkte aus der Gewichtungsspalte.
- Zählen Sie die Punkte zusammen und wählen Sie das Angebot mit der höchsten Summe.
Im Beispiel der Tabelle fehlt bei Angebot B die Angabe zur Herkunft. Das ist ein K.o.-Kriterium, deshalb zählt für dieses Angebot kein Punkt und auch kein günstiger Preis. Der Preis wird erst eingeordnet, wenn alle anderen Kriterien bewertet sind.
Lücken im Angebot: offen heißt nachfragen
Die Spalte mit den Lücken ist wichtiger als die Spalte mit den Zusagen. Fehlende Angaben sind keine Mängel, aber offene Punkte. Sie gehören in eine Rückfrage, nicht in eine stille Annahme. So bleibt der Vergleich nachvollziehbar, wenn später jemand fragt, warum ein Angebot den Zuschlag bekam.
Der Leitfaden nennt den Temperaturnachweis im Zusammenhang mit HACCP als Kriterium bei der Lieferantenauswahl. Ein Angebot, das die Wareneingangsprüfung nach Qualität, Gewicht und Hygienezustand des Lieferanten dokumentiert, ist besser vergleichbar als eines ohne diese Aussage.
Prüfen Sie konkret: Wer temperaturführt, in welcher Form nachgewiesen wird und wie der Nachweis bei Ihnen ankommt. Eine Zusage "HACCP-konform" allein trägt keine Zeile im Raster. Nach § 3 der Lebensmittelhygiene-Verordnung dürfen Lebensmittel nur so behandelt oder in den Verkehr gebracht werden, dass sie bei Beachtung der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt keiner nachteiligen Beeinflussung ausgesetzt sind. Der Temperaturnachweis ist ein Baustein dieser Sorgfalt.
Zertifizierungen sollen schon in der Ausschreibung benannt werden, damit sie im Angebot auftauchen und prüfbar sind. Zu den Pflichten von Lebensmittelunternehmern zählt nach der BVL-Übersicht der Pflichten die Rückverfolgbarkeit für die schnelle Identifizierung von Zulieferern und Empfängern. Dafür braucht der Betrieb vom Lieferanten eindeutige Angaben.
Vier Vergleichsfehler im Raster
Die häufigsten Fehler entstehen nicht bei der Rechnung, sondern davor und danach. Jeder lässt sich mit einer festen Gegenmaßnahme abstellen.
- Angebote werden zuerst nach Preis sortiert und alle weiteren Kriterien dienen der Rechtfertigung. Gegenmaßnahme: erst alle Kriterien bewerten, den Preis zuletzt einordnen.
- Die eigene Spezifikation entsteht erst nach dem Angebotseingang. Gegenmaßnahme: die Spezifikation vor der Anfrage schriftlich fixieren.
- Zertifizierungen und Referenzen werden erst in der Verhandlung erfragt statt in der Ausschreibung benannt. Gegenmaßnahme: Nachweise bereits in der Ausschreibung verlangen.
- Der günstigste Anbieter wird auch bei fehlenden Nachweisen gewählt. Gegenmaßnahme: fehlende Nachweise nachfragen und das Angebot bis zur Klärung zurückstellen.
Der Leitfaden formuliert dazu eine klare Empfehlung: Bei der Auswahl von Dienstleistern zählt Qualität, nicht wer der günstigste ist. Das ist eine Empfehlung guter Praxis, keine gesetzliche Vorschrift. Sie beschreibt zugleich, dass Dienstleister regelmäßig überprüft werden sollen, der Vergleich also nicht einmalig endet.
Wer das Raster führt und wo die Ergebnisse abgelegt werden, regelt die Lieferantenauswahl mit dokumentierten Kriterien.
