Reservierungssysteme für Restaurants: Pflichten und DSGVO

Das Wichtigste auf einen Blick

Rechtliche Grundlagen: Reservierungsvertrag und Gaststättenerlaubnis nach § 2 GastG

Wer einen Tisch reserviert, schließt mit dem Betrieb einen Vertrag. Der Gast sichert die Inanspruchnahme zu, das Restaurant hält den Tisch frei. Beide Seiten können sich schadensersatzpflichtig machen, wenn sie ohne Grund aussteigen. Ein Anspruch auf einen bestimmten Tisch besteht dabei nicht, nur auf die zugesagte Kapazität.

Die gewerberechtliche Seite ist davon zu trennen. Nach § 2 Abs. 1 GastG bedarf der Erlaubnis, wer ein Gaststättengewerbe betreiben will. § 2 Abs. 2 GastG nimmt aber aus, wer alkoholfreie Getränke, unentgeltliche Kostproben oder zubereitete Speisen verabreicht. Ein Restaurant, das keinen Alkohol ausschenkt, kommt nach dem Bundesgesetz also ohne Erlaubnis aus; wer Alkohol ausschenkt, braucht sie. Daran ändert sich nichts, wenn die Buchung ausschließlich online läuft.

Die Erlaubnis knüpft nach § 4 GastG an drei Punkte: Zuverlässigkeit, geeignete Räume und den Unterrichtungsnachweis. Versagt wird sie unter anderem, wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass der Antragsteller die erforderliche Zuverlässigkeit nicht besitzt, oder wenn die Räume für den Betrieb nicht geeignet sind. Außerdem muss der Antragsteller durch eine Bescheinigung der IHK nachweisen, dass er oder sein Stellvertreter über die Grundzüge der notwendigen lebensmittelrechtlichen Kenntnisse unterrichtet worden ist.

Für die tägliche Arbeit ist wichtig, dass die Erlaubnis nicht die Reservierung selbst regelt. Sie betrifft den Betrieb, nicht das Buchungssystem. Wer nur vermittelt und kein eigenes Lokal betreibt, fällt nicht unter § 2 GastG.

Welche Behörde die Erlaubnis erteilt, legt nicht das Bundesgesetz fest. Nach § 30 GastG können die Landesregierungen oder die von ihnen bestimmten Stellen die zuständigen Behörden bestimmen und das Verfahren bei Erteilung, Rücknahme und Widerruf von Erlaubnissen durch Rechtsverordnung regeln. Der Antrag geht deshalb an die Stelle, die das jeweilige Land benannt hat. Erteilt wird die Erlaubnis nach § 3 GastG für eine bestimmte Betriebsart und für bestimmte Räume; die Betriebsart richtet sich unter anderem nach den Betriebszeiten und der Art der Getränke und Speisen.

Den amtlichen Volltext finden Sie im Gaststättengesetz auf Gesetze im Internet. Die Gewerbeordnung ist ebenfalls im amtlichen Portal Gesetze im Internet zugänglich.

Wann eine Erlaubnis entbehrlich ist

Die wichtigste Ausnahme steht in § 2 Abs. 2 GastG: Keiner Erlaubnis bedarf, wer alkoholfreie Getränke, unentgeltliche Kostproben oder zubereitete Speisen verabreicht oder in Verbindung mit einem Beherbergungsbetrieb Getränke und zubereitete Speisen an Hausgäste abgibt. Für den Betrieb mit Reservierungssystem heißt das: Entscheidend ist die Getränkekarte, nicht die Zahl der Sitzplätze.

DSGVO-konforme Datenverarbeitung in Reservierungssystemen für Restaurants

Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Uhrzeit, Personenzahl und Sonderwünsche sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage. Meist ist das die Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, denn ohne die Angaben lässt sich der Tisch nicht zuteilen.

Wer Daten für Marketing nutzt, etwa für Geburtstagsmails oder Newsletter, braucht eine Einwilligung. Diese muss freiwillig, dokumentiert und widerrufbar sein. Ein vorausgefülltes Häkchen im Buchungsformular reicht nicht.

Die Speicherdauer muss begrenzt sein. Reservierungsdaten sollten nach dem Besuch gelöscht oder anonymisiert werden, sofern keine Aufbewahrungspflicht greift. Rechnungsdaten unterliegen steuerlichen Fristen, Reservierungsdaten ohne Rechnungsbezug in der Regel nicht. Maßgeblich ist § 147 der Abgabenordnung (AO): Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre.

Gäste haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Ein Betrieb muss diese Anfragen beantworten können, auch wenn das System von einem Dienstleister betrieben wird. Die Verantwortung bleibt beim Restaurant.

Die maßgeblichen Vorgaben zum Datenschutz stehen in der DSGVO und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die amtlichen Volltexte sind im Portal „Gesetze im Internet“ einsehbar.

Praxisbeispiel: Das Formular im Alltag

Ein Wirt in Leipzig sammelt über sein Buchungsformular Name, Telefonnummer und Personenzahl. Er speichert die Daten 30 Tage, um Rückfragen zu klären, und löscht sie danach automatisch. Für den Newsletter setzt er ein separates, abwählbares Feld. Ein Gast verlangt Auskunft über seine Daten. Der Wirt exportiert die Einträge aus dem System und antwortet innerhalb der gesetzlichen Frist.

Zulässige No-Show-Gebühren und AGB-Gestaltung

No-Show-Gebühren sind zulässig, aber nur unter Bedingungen. Die Klausel muss in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen, verständlich formuliert und vor der Buchung erkennbar sein. AGB-Klauseln unterliegen der Inhaltskontrolle nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Eine Gebühr, die erst nach dem Ausbleiben auftaucht, ist angreifbar.

Die Höhe muss verhältnismäßig bleiben. Ein Betrag in Höhe eines durchschnittlichen Menüpreises pro Person gilt als Orientierung. Pauschalen ohne Bezug zum tatsächlichen Ausfall sind riskant. Der Betrieb muss außerdem darlegen, dass ihm ein Schaden entstanden ist.

Bei größeren Gruppen und besonderen Anlässen sollte der Betrieb klare Fristen setzen. Storniert der Gast rechtzeitig, darf keine Gebühr anfallen. Üblich sind Fristen von 24 bis 48 Stunden, bei Menüveranstaltungen auch länger.

Wichtig ist die Dokumentation. Wer eine Gebühr erhebt, sollte Zeitpunkt der Buchung, die akzeptierte Klausel und den Ausfall nachweisen können. Ein System, das Zustimmungen protokolliert, erleichtert das erheblich.

Musterklausel in Grundzügen

Tischvergaberegeln und Kapazitätsplanung mit Reservierungssystemen

Ein Reservierungssystem ist nur so gut wie die Regeln, die dahinterstehen. Zuerst muss der Betrieb wissen, wie viele Plätze er tatsächlich vergeben kann. Küchenleistung, Servicepersonal und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz begrenzen die Kapazität.

Nachvollziehbare Tischvergaberegeln beruhen auf sachlichen Kriterien. Dazu gehören Tischgrößen, Mindestbelegzeiten und Puffer zwischen den Buchungen. Einen Zweiertisch anders zu behandeln als eine Sechsergruppe ist zulässig, solange die Kriterien sachlich sind.

Sonderwünsche wie Fensterplatz oder Kinderstuhl sollten im System als Merkmal erfasst werden. Das erleichtert die Zuteilung und reduziert Konflikte am Eingang. Wichtig ist, dass die Zusage eines bestimmten Tisches die Ausnahme bleibt, nicht die Regel.

In Regionen mit starker Saison, etwa Mecklenburg-Vorpommern oder an der Nordseeküste in Niedersachsen, hilft eine dynamische Kapazitätsplanung. Kurze Belegzeiten am Abend, längere am Mittag, passen besser zur Nachfrage.

Typische Fehler bei der Kapazitätsplanung

Technische Auswahl: Kriterien für Online-Reservierungssysteme

Online-Reservierungssysteme unterscheiden sich vor allem bei Datenhaltung, Schnittstellen und Preismodell. Wie sich die Funktionen und Preisstufen eines konkreten Systems auf den Betrieb abbilden lassen, zeigt unser Beitrag zu den Funktionen und Preisstufen von DISH. Wer auswählt, sollte zuerst prüfen, wo die Daten liegen. Server in der EU erleichtern die DSGVO-konforme Datenverarbeitung.

Neben der Software zählt die Anbindung an bestehende Kassensysteme; wie sich Kassenschnittstellen vergleichen lassen, zeigt unser Beitrag zu gastronovi und foodnotify. Ohne Schnittstelle tragen Mitarbeiter Reservierungen doppelt ein, Fehler nehmen zu. Auch die Küche profitiert, wenn Bestellungen aus großen Reservierungen früh sichtbar sind.

Zahlungsabwicklung und Kreditkartenhinterlegung bei No-Show

Die Kreditkartenhinterlegung ist das wirksamste Mittel gegen No-Shows. Der Gast hinterlegt seine Kartendaten bei der Buchung, belastet wird nur bei Ausbleiben. Das ist zulässig, wenn die Bedingungen vorher klar sind.

Technisch läuft das über einen Zahlungsdienstleister. Der Betrieb sollte darauf achten, dass Kartendaten nicht im eigenen System gespeichert werden, sondern beim Dienstleister. Das reduziert das Haftungsrisiko erheblich.

Bei Gruppen und Veranstaltungen sind Anzahlungen üblich. Eine Anzahlung von 20 bis 50 Euro pro Person deckt den kalkulierten Ausfall. Sie muss ebenfalls in den Bedingungen stehen und bei rechtzeitiger Stornierung erstattet werden.

Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Eine Rechnung über die No-Show-Gebühr ist sinnvoll, schon weil der Gast sie möglicherweise erstattet bekommt. Bei Streitigkeiten hilft die dokumentierte Zustimmung.

Was bei Kartenzahlung zu beachten ist

Die Belastung darf nicht ohne Rechtsgrundlage erfolgen. Wer eine Karte ohne Hinweis in den AGB belastet, riskiert Rückbuchungen und Beschwerden. Klare Kommunikation im Buchungsprozess ist Pflicht.

Datenschutz-Folgenabschätzung und Auftragsverarbeitung

Nicht jedes Reservierungssystem braucht eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO. Sie ist erforderlich, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte der Gäste mit sich bringt. Bei einfachen Tischreservierungen ist das selten der Fall.

Anders sieht es aus, wenn umfangreiche Profile entstehen. Wer Gästeverhalten über Jahre auswertet, Vorlieben speichert und mit anderen Datenquellen verknüpft, kommt der Schwelle näher. Dann muss der Betrieb eine Folgenabschätzung durchführen und dokumentieren.

Wird das System von einem externen Anbieter betrieben, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Darin stehen Zweck, Dauer, Art der Verarbeitung und die Pflichten des Dienstleisters. Ohne diesen Vertrag ist der Betrieb selbst in der Pflicht.

Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde hängt vom Bundesland ab. Für einen Betrieb in Leipzig ist dies die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte; andernorts wenden Sie sich an die jeweilige Landesbehörde.

Checkliste für den Betrieb

Häufige Fragen

Sind No-Show-Gebühren in Deutschland überhaupt erlaubt?

Ja, wenn sie vor der Buchung klar vereinbart sind und der Höhe nach verhältnismäßig bleiben. Die Klausel muss in den AGB stehen und für den Gast erkennbar sein.

Brauche ich für ein reines Online-Reservierungssystem eine Gaststättenerlaubnis?

Nicht für das System selbst. Die Erlaubnis nach § 2 GastG betrifft den Betrieb, und erlaubnisfrei bleibt nach § 2 Abs. 2 GastG, wer nur alkoholfreie Getränke und zubereitete Speisen verabreicht.

Wie lange darf ich Reservierungsdaten speichern?

Nur so lange, wie es der Zweck erfordert. Ohne Rechnungsbezug sind 30 Tage häufig ausreichend, danach sollte gelöscht oder anonymisiert werden.

Muss ich für jedes Reservierungssystem einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen?

Ja, sobald ein externer Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung richtet sich nach den Vorgaben der DSGVO. Ohne Vertrag haften Sie selbst für die Verarbeitung.

Was empfehlen DEHOGA und IHK zur Tischvergabe?

Für die Tischvergabe sind nachvollziehbare Kriterien, klare Fristen und dokumentierte Sonderwünsche sinnvoll. Für verbindliche Auskünfte zu Sachkunde und Ausbildung berät die IHK zudem zu Sachkunde und Ausbildung im Gastgewerbe.