Lieferantenauswahl
Lieferanten in der Gastronomie nach Kriterien und Abweichungen bewerten
Lieferantenbewertung Gastronomie: Eignungskriterien aus dem BGN-Leitfaden ableiten, Wareneingang prüfen und Abweichungen dokumentiert auswerten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der BGN-Branchenleitfaden nennt Kriterien für die Beauftragung von Lieferanten; die Bewertung im laufenden Betrieb stützt sich auf dokumentierte Wareneingangsprüfungen durch Einkäufer und fachkundige Beschäftigte.
- Abweichungen entstehen nur, wenn eine zugesagte Leistung und das tatsächliche Prüfergebnis sich widersprechen; eine fehlende Vereinbarung ist keine Abweichung, sondern eine Spezifikationslücke.
- Der hier vorgeschlagene Auswertungsweg führt von der Abweichungsnotiz zu Klärung, Gespräch oder Prüfung von Alternativen, ohne erfundene Schwellen oder Gewichtungen.
Vereinbarung und tatsächliche Lieferung abgleichen
Der Branchenleitfaden nennt einen Katalog von Qualitätskriterien für die Beauftragung von Lieferanten, darunter Eignungen, Referenzen, Termintreue und Zertifizierungen. Für die Bewertung nach der Beauftragung genügt eine Auswahl: die Kriterien, die im Leitfaden für die Auftragsvergabe genannt werden, bilden die Vorlage, aber jede Spalte des Bewertungsrasters muss auf eine im Betrieb beobachtbare Angabe bezogen werden.
Vorab-Angabe und Prüfergebnis je Kriterium
Vorab-Angabe des Lieferanten
- Termintreue
- zugesagtes Zeitfenster
- Vereinbarter Nachweis
- Nachweis soll beiliegen
- Vereinbarte Qualität
- festgehaltene Warenspezifikation
Prüfergebnis am Wareneingang
- Termintreue
- dokumentierte Ankunftszeit
- Vereinbarter Nachweis
- Nachweis vorhanden oder fehlt
- Vereinbarte Qualität
- beobachtete Abweichung
Aus der Kriterienliste folgt für die Bewertung: Vorab-Angabe und Prüfergebnis müssen zum selben Kriterium gehören, sonst ist keine Abweichung erkennbar. Beispielsweise gehört zur Termintreue ein zugesagtes Zeitfenster und eine dokumentierte Ankunftszeit. Fehlt das Zeitfenster, ist nur die Ankunftszeit vorhanden, aber kein Maßstab.
Der Leitfaden stammt von DEHOGA und BGN, ist in zweiter überarbeiteter Auflage März 2020 erschienen und versteht sich als gemeinsamer Branchenstandard. Die Bewertung im Betrieb folgt daraus als eigene Arbeitsmethode, nicht als rechtliche Vorgabe.
Beobachtungen am Wareneingang festhalten
Die belastbarste Grundlage für eine Lieferantenbewertung ist der Wareneingang. Der Leitfaden empfiehlt, dass Routineüberprüfungen verantwortlich festgelegt werden und je nach Ware Qualität, Funktionsfähigkeit, Gewicht und Hygienezustand erfassen. Die Prüfung übernimmt nicht nur der Einkäufer, sondern auch der fachkundige Beschäftigte, zum Beispiel der Koch oder der Technikleiter.
Bewertungsbogen: eine Zeile, beide Prüfquellen
Das Raster unten führt Vorab-Angabe und Prüfergebnis zusammen und ergänzt eine Abweichungsnotiz sowie die zuständige Funktion. Es vergibt keine Punkte, weil die Quelle keine Gewichtungen belegt.
Bewertungsbogen: eine Zeile, beide Prüfquellen
- Kriterium eintragen
- Vorab-Angabe des Lieferanten erfassen
- Prüfergebnis am Wareneingang erfassen
- Abweichungsnotiz anlegen
- Zuständige Funktion benennen
Bewertungsbogen: beide Prüfquellen
| Kriterium | Vorab-Angabe des Lieferanten | Prüfergebnis am Wareneingang | Abweichungsnotiz | Zuständig |
|---|---|---|---|---|
| Termintreue | zugesagtes Zeitfenster, z. B. 07:00 bis 08:00 Uhr | Ankunft, z. B. 08:20 Uhr | 20 Minuten nach dem vereinbarten Fenster | Einkauf |
| Vereinbarter Nachweis | Nachweis soll jeder Lieferung beiliegen | Nachweis fehlt bei Annahme | fehlendes Dokument, Rückfrage offen | Einkauf |
| Vereinbarte Qualität | festgehaltene Warenspezifikation | beobachtete Abweichung genau beschreiben | Charge und betroffene Menge notieren | fachkundige prüfende Person |
Die Spalte Vorab-Angabe zeigt, was der Lieferant zugesagt hat. Die Spalte Prüfergebnis zeigt, was tatsächlich ankam. Eine Abweichung liegt nur vor, wenn beide Spalten einander widersprechen. Fehlt die Vorab-Angabe, ist das keine Lieferantenabweichung, sondern eine Lücke in der eigenen Spezifikation.
Ausgefüllter Fall und nächste Entscheidung
Das folgende Beispiel mit frei gewählten Daten betrifft eine Trockenwarenlieferung. Es zeigt eine mögliche Arbeitsmethode, keinen tatsächlich beobachteten Lieferantenfall.
Ablauf der Lieferantenbewertung im Beispiel
- 10. MärzLieferung trifft 08 20 Uhr ein
- 10. MärzAbweichung dokumentiert
- 10. MärzUrsache und Maßnahme geklärt
- 24. MärzFolgelieferung um 07 45 Uhr
- 24. MärzZeitfenster eingehalten
- Abweichung erfassen.Vereinbart ist die Anlieferung zwischen 07:00 und 08:00 Uhr. Am 10. März trifft die Lieferung um 08:20 Uhr ein. Der Einkauf hält Vereinbarung, Ankunft und die dadurch verschobene Einlagerung fest.
- Ursache und Maßnahme klären.Im Beispiel bestätigt der Lieferant eine ungünstige Tourenplanung. Beide Seiten vereinbaren eine frühere Position auf der Tour. Der Einkauf notiert Ansprechpartner, Zusage und den Prüftermin 24. März.
- Folgelieferung vergleichen.Am 24. März kommt die Ware um 07:45 Uhr. Der Eintrag lautet: Zeitfenster bei dieser Lieferung eingehalten. Eine pünktliche Lieferung allein belegt noch keine dauerhafte Verbesserung.
- Weiteres Vorgehen festhalten.Wiederholt sich die Verspätung, legt der Einkauf dem Lieferanten beide Protokolle vor und bespricht eine tragfähige Lösung. Bleibt die Zusage unzuverlässig, prüft er alternative Angebote anhand desselben Lieferzeitfensters.
Fehlt schon die ursprüngliche Zeitvereinbarung, beginnt der Ablauf mit ihrer Klärung. Eine nachträglich gewünschte Uhrzeit darf nicht als zuvor zugesagte Leistung im Protokoll stehen.
Der Leitfaden empfiehlt, Erfahrungen über Lieferanten zu sammeln und auszuwerten. Die vier Schritte oben übersetzen diese Empfehlung in einen eigenen Arbeitsablauf. Häufigkeit, betriebliche Folgen und die Verlässlichkeit vereinbarter Maßnahmen werden gemeinsam beurteilt; eine allgemeingültige Zahl zulässiger Abweichungen folgt daraus nicht.
Für die Ablage eignet sich eine digitale Einkaufslösung. Das Gastronovi-Modul nennt Lieferantenverwaltung, digitale Bestellungen und automatisierte Warenannahme als Funktionen. Diese Beschreibung ist Herstellerangabe, kein unabhängig geprüfter Maßstab. Die Auswertungsschritte bleiben eine betriebliche Aufgabe.
